プロジェクトマネジメント

正しいRFP作成のポイント<前編>

RFPとは、Request For Proposalの略で、Webサイトを作成する際の「提案依頼書」のことです。RFPを作成して企業側のオーダーを的確にWeb制作会社に伝えることが、目的に合ったWebサイトを短期間かつ適正な予算でつくることにつながります。今回は正しいRFPを作成するにあたって、前編「全体概要」、中編「提案要件」、後編「補足ポイント」のRFPを構成する重要なポイントを3つに分けてお伝えしていきます。

関連ページ
正しいRFP作成のポイント<中編> ~提案要件~
正しいRFP作成のポイント<後編> ~補足ポイント~

RFPの正しい書き方とポイント

目次

RFPとは

Webサイトのリニューアルなどを発注するにあたって、企業のWeb担当者が最初に作成しなければならないのがRFPです。「提案依頼書」という呼び名の通り、発注するWeb制作会社を選定するために提案依頼をする文書です。Web制作会社の中にはRFPの作成から請け負う会社も存在します。

RFPは、システム担当者だけでなく、広報部門や経営層などさまざまな部署の意見をトータルにヒアリングしながらまとめる必要があります。しかし、そもそもRFPはどんなポイントを盛り込めばいいのか、そもそもRFPとはなんなのかなど、悩める担当者は多いと思います。弊社ITRAでも、RFP作成のご依頼を受けることがありますが、担当者のさまざまな困りごとに対するご相談を受けています。そんな方々のために今回はRFPのポイントを簡単にまとめました。

RFPの構成要素1:全体概要

1-背景

Webサイトのリニューアルには、会社全体の意向が関わってくるはずです。「使い勝手が悪い」といった担当者当人の見解だけでなく、企業としてどういった背景でリニューアルをすることに決まったのかを、正しくWeb制作会社へ伝える必要があります。

2-目的・目標

こちらも会社全体の意向として、このWebサイトで何をするべきなのか? 何を達成したいのか? を考えて書く必要があります。企業や組織のWebサイトの存在意義は1つではありません。そのため、複数の目的・目標が存在する場合がほとんどです。例えば以下のような目的・目標を提示します。

・採用活動時に、学生に魅力的な企業だと感じてもらうため

・クライアントから問い合わせが増えるようなWebサイトにするため

・株主・投資家の皆さまに、正しい情報を迅速かつ丁寧に案内ができるWebサイトにするため

・パートナー企業を増やしていくため

…etc

また、現在のアクセス数に対して、どれくらい数を増やしたい等の具体的な数値を掲載する場合もあります。

3-ターゲットユーザー

ターゲットと考えるユーザーをピックアップします。だいたいの場合は(既存・見込み)顧客や取引先、社員(とその家族)、株主、新卒学生といったターゲットを挙げるでしょう。しかし優先されるべきはどこだと考えているのかをさらに具体的なものにし、Web制作会社に伝える必要があります。その優先順位によって、今回のプロジェクトは何に力を入れてほしいプロジェクトなのかが分かるからです。

4-スケジュール

よく無理なスケジュールを提示しているRFPがあります。しかし、実際に無理なスケジューリングによって困るのはWebサイトのWeb制作会社よりも、当のWeb担当者です。社内にまわすためのチェック期間が足りなくなって、スケジュールが破綻するケースもよくあります。通常、例えば大手企業のコーポレートサイトを1つ作成するのには半年間は最低でも必要であると考えた方が良いでしょう。きちんと確認をしながら進めなければ、出来上がってきてから上司にNGを出されてしまいどんでん返しが起こってしまい、スケジュールが延びるだけではなく、Web制作会社から追加の費用を請求されてしまう危険性もあります。

5-参加条件(任意)

「設立○年以上」「制作実績○件以上」などといった提案への参加条件です。Web制作は経験を積めば積むほど、プロジェクトをスムーズに進められるようになります。設立が短かったり、実績の少ないWeb制作会社にお願いをしてしまうと、経験不足によりプロジェクトが失敗してしまう可能性もあります。

また、Web制作会社といっても、システム開発を主業務とする大規模な会社でデザインは得意でなかったり、反対にデザイン力はすばらしいがシステムやサーバー周辺は役不足というケースもあります。過去の実績をきちんと確認をした上で、今回のプロジェクトに必要なスキルを要しているWeb制作会社なのか確認をすることをオススメします。参加条件をつけるかつけないかは任意ですが、求めるWeb制作会社のスキルのミスマッチにならないためも、入れておくべきです。

6-予算感(任意)

社内的にある程度決めておくべきところです。必要としている内容に対してどれくらいの価格帯になりそうなのか、事前調査として調べておく必要もあります。注意しなければならないのは、見積もりの安さだけで業者を決めてしまわないことです。複数の御見積書に対して、1社のみ大幅に安価なものがあった場合は特に要注意です。制作に必要な人件費を大きく下回っている場合、その制作に必要な内容を正しく把握していない可能性が考えられるためです。

次回中編では、RFPの「提案要件」のポイントをお伝えしていきます。

正しいRFP作成のポイント
正しいRFP作成のポイント<中編> ~提案要件~
正しいRFP作成のポイント<後編> ~補足ポイント~

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この記事の著者

itra
ITRA株式会社

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