プロジェクトマネジメント

正しいRFP作成のポイント<後編>

RFPとは、Request For Proposalの略で、Webサイトを作成する際の「提案依頼書」のことです。RFPを作成して企業側のオーダーを的確にWeb制作会社に伝えることが、目的に合ったWebサイトを短期間かつ適正な予算でつくることにつながります。今回は正しいRFPを作成するにあたって、前編「全体概要」、中編「提案要件」、後編「補足ポイント」のRFPを構成する重要なポイントを3つに分けてお伝えします。今回はRFPに組み込まれていたらより分かりやすくなる補足ポイントについて紹介していきます。

関連ページ
正しいRFP作成のポイント<前編> ~全体概要~
正しいRFP作成のポイント<中編> ~提案要件~

目次

RFPの構成要素3:RFPに組み込むべき補足ポイント

1-年間保守・運用の要件と見積り(必要であればサーバー費用も)

システムが入っている場合は、きちんと保守契約を結ぶことをオススメします。不具合が発生した時のヘルプデスク体制やバックアップ対応等も重要です。昨今のWebサイトは即時性と正確性が必要になるため、何かあった時に技術者に相談が出来ないとWeb担当者としての責任を果たしていないことになってしまうためです。

また、システムだけではなくサーバーも提案してもらう場合は、より事細かに保守運用サポートの内容を決めておく必要があります。以前はオンプレ(サーバーが物理的に置いてあること)サーバーが多かったのですが、最近ではクラウドサーバーが主流となっています。クラウドサーバーを提供しているホスティング会社は24時間365日稼働している必要がありますが、機械なので故障する場合もありますし、サイバー攻撃を受ける場合もあります。そうした時に備えて、サーバーとコンテンツを保守・運用をする業者がどういった対応をとるのが、事前に取り決めておく必要があるからです。

2-制作・開発時の社内体制

Webサイト制作のプロジェクトとは、短くても3ヶ月程度、長いと1〜2年に及ぶこともあります。長い期間一緒に仕事をするために、双方をつなげる窓口となる人やプロジェクトの責任者は大切な存在です。責任者とその下のチーム体制を明確にしておいた方がよいでしょう。可能であれば、そのメンバーの制作実績を提示してもらった方がより安心できるかもしれません。

3-システム(CMS)の操作説明方法

近年増えつつある項目です。新しいシステムを導入しても、それを正しく利用できないと意味がありません。CMSを新しくした場合はCMSの操作説明会を実施してほしい旨を記載しておかなければ、開発後に別料金となってしまう可能性もあります。何名のスタッフに対して何回説明会を実施してほしいという具体的な内容を記載しておいた方が良いでしょう。操作マニュアルの作成だけではなく、そのマニュアルを見ながら説明会を実施してもらい、よりスムーズに新しいシステムの利用をスタートできるようにします。

4-会社案内と主な制作実績

Web制作会社の選定には、会社の設立年数や実績をきちんと見ておくべきです。得意としている業界や業種、CMS等のシステム面での実績でもどんな実績があるのか提案書に含めてもらいます。デザインやコーディングができるWeb制作会社はたくさんありますが、システム面になるとサーバー周辺も含めてしっかりと対応できるところは少なくなります。

5-参考サイト(任意)

参考サイトをRFPに記載するのには2つ意味があります。1つ目は「競合他社を伝えること」、2つ目は「デザインの好みを伝えること」です。

1つ目は、会社として一番ベンチマークしている競合他社はどこなのかを伝えることで、より自社に合った提案をしてもらうことができます。自社のことをより深く理解してもらうことが、良い提案をもらうためには必要です。

2つ目の、デザインの好みを伝える場合は注意が必要です。そのままのデザインになってしまわないよう、複数のサイトをピックアップしたり、また自社の他の販促物などがあれば、それも参考として渡す方が良いしょう。

19-注意事項(任意)

いわゆる注記事項です。たとえば「一緒にプロジェクトを引っ張ってくれるかどうかを重要視したい」「リニューアル後の保守やマーケティング提案もしっかりとしてくれるところにお願いしたい」など、業者選定の上で自分たちが重要視したいところや懸念点を伝えておくことをおすすめします。

まとめ

今回は正しいRFPを作成するにあたって、前編「全体概要」、中編「提案要件」、後編「補足ポイント」のRFPを構成する重要なポイントを3つに分けてお伝えいたしました。RFPはWebサイトの制作を依頼する側にとっても制作会社の適切な情報を得るために必要なツールです。まずは、自社で制作に関する要件をしっかりと定め、そのうえで制作会社からどんな情報が必要かを今回お伝えしたポイントと照らし合わせながら作成を行っていきましょう。

関連ページ
正しいRFP作成のポイント<前編> ~全体概要~
正しいRFP作成のポイント<後編> ~補足ポイント~

この記事の著者

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