オススメの学会運営代行サービスまとめ

学術集会や会議・イベントなどを運営する際、学会内で企画・運営を行いますか？それとも学会運営の代行サービス等に委託していますか？学会の多くは、大きな学術大会の場合、運営を外部に委託するケースが多いかと思います。
しかし学会の運営代行サービスはたくさんあるため、委託先の検討に時間がかかってしまい、結局以前から利用している業者に委託する、というご経験も少なからずあるかと思います。今回は、学会の運営代行サービスを一覧として紹介します！

WebMedia参考記事

学会運営方法まとめ・オンライン学会システムとは？

https://www.itra.co.jp/webmedia/conference-how.html

学術大会や学術大会を企画・運営する際、どのような流れで開催準備を進めるのか分からない、といったことはありませんか？またコ...

学会運営代行サービスとは

では、そもそも学会運営サービスとは何でしょうか？学術集会や会議を運営するうえで主に委託できることを確認していきましょう。大まかにまとめると、下記のようなことを依頼することができます。

• 会議運営企画（会場提案など）
• プロモーションツール作成（ご案内チラシやWebサイトの制作など）
• オンライン・ハイブリッド開催での学会運営
• 招待客や参加者の交通、宿泊手配
• 学会開催後の記録映像制作、会計処理

業者にもよりますが、このように当日の学術集会運営だけでなく、参加者の宿泊手配や事後処理を行ってくれるサービスもあります。

学術大会運営代行サービス一覧

では、実際にどのような学術大会運営代行サービスがあるのか見ていきましょう。ただし、サービスをご紹介するうえで事務局運営の有無は考慮していません。

コンベンション企画運営業

コンベンション（大規模な会議、学術集会）の企画・運営を主な事業として扱っている会社です。ここでは4つの学会運営代行会社をご紹介します。

日本コンベンションサービス（JCS）

日本コンベンションサービス株式会社（JCS）は国際会議・学術集会などのコンベンション運営から、通訳や会議の文字おこしなどを行う、日本屈指のコンベンション運営会社です。1971年から学会運営を行っているため、学会運営のノウハウが磨かれています。実績例は以下の通りです。

• 日本歯科医学会総会（2016）
• 日本内視鏡外科学会（2016）
• 国際血栓止血学会（2011）

日本コンベンションサービス株式会社公式サイト

株式会社コングレ

株式会社コングレは、オンライン／ハイブリッド開催に対応した学術集会の開催を行っています。また、ITソリューションを提供するグループ会社「マイス・ワン」などと協力し、参加受付時の自動発券機やオンライン上での抄録検索などができるサービスを提供しています。実績例は以下の通りです。

• 第25回ICOM（国際博物館会議）京都大会
• 第13回国際リハビリテーション医学会世界会議
• 日本整形外科学会
• 日本医学会総会　（京都、名古屋、福岡、大阪）

株式会社コングレ公式サイト

株式会社コンベンションリンケージ

株式会社コンベンションリンケージは、医学会、学術集会、総会、研究会、研修会、専門家会合などの開催実績例があります。過去に開催した会議内容を検討し、ニーズに合った企画・運営を行っています。実績例は以下の通りです。

• 第29回日本医学会総会2015関西
• 日本病院学会
• World Congress of Psychiatry (WPA,第12回世界精神医学会)
• 第2回国際ライソゾーム病シンポジウム

株式会社コンベンションリンケージ公式サイト

JTBコミュニケーションデザイン

JTBコミュニケーションデザインは招致、企画から運営・事務局業務まで幅広いサポートを手がける会社です。さらに、旅行概査であるメリットを活かし、宿泊・交通輸送・ツアーに至るまで全面的にバックアップしてくれます。実績例は以下の通りです。

• 第19回国際腰椎会議
• INPUT2015東京大会
• 日本眼科学会総会
• 日本臨床眼科学会総会

株式会社JTBコミュニケーションデザイン公式サイト

旅行会社

学会運営サービスを旅行系の会社に委託すると、参加者の交通や宿泊まで手厚いサポートが期待できます。

近畿日本ツーリストコーポレートビジネス

近畿日本ツーリストはイベントの企画運営から交通・宿泊の手配、受付管理などを一括で行ってくれます。詳しい実績例などはこちらからご覧ください。

近畿日本ツーリスト公式サイト

会場・展示場

会議や学術集会の会場となる場所でも、会議の企画・運営を行っていることがあります。今回はその一例をご紹介します。

株式会社幕張メッセ

幕張メッセの施設、周辺環境を熟知したスタッフが計画から当日の対応までの必要な業をサポートしてくれます。学術集会の開催に関しては、ウェブサイト制作や印刷物制作、参加登録受付・宿泊手配業務、会場設営、開催日の進行管理 など幅広く対応しています。

株式会社幕張メッセ公式サイト

研修運営サービス『manaable』とは？

学術集会や会議の運営を行う際、出席者管理やアンケート管理、決済手続きなどが煩雑になることはありませんか？
IT導入支援事業者として認定されているITRA株式会社では、そのような悩みを解決する研修運営サービス『manaable』（マナブル）を開発・運営しています。『manaable』では、申込から決済、受講、アンケートや課題提出まで、研修運営で必要な機能をすべて備えています。以下の画像は、研修の開催から受講後にかけてmanaableで行えるステップです。

決済状況のリアルタイム反映が可能！

manaableでは、受講者の決済状況をリアルタイムで反映することができます。学術大会の参加者が参加費を払ったかどうかがリアルタイムで一覧表示されるため、銀行で確認する手間を省くことが可能です。また、支払方法はクレジットカード、銀行振込、コンビニ決済から選択できます。

団体申込・支払いが可能！

団体ごとの申し込み・支払いも可能です。例えば、大学の研究室でまとめて参加申し込みを行い、支払いを一括で行うことができます。また、団体の代表者は所属員が実際に研修に参加したかどうかも確認できます。

このように、manaableには学術大会の運営に役立つ特長がたくさんあります。manaableには体験版もあるので、学術集会や会議の運営の際にぜひ検討してみてはいかがでしょうか？

機能一覧はこちら

まとめ

今回は、学術集会や会議などコンベンションのおすすめ運営代行サービスをご紹介しました！各運営代行サービスによって依頼できることが異なりますので、ぜひニーズに合った運営代行サービスをご検討してみてくださいね。