Zoomはオンライン研修におすすめ！その特徴と使い方

昨今会場研修に代わり需要が増えているオンラインでの研修。そのオンライン研修を開催する際、非常に多くの企業がZoomを利用しています。というのも、Zoomは初心者でも導入や利用がしやすく、会議や研修で使いやすい機能が充実しているためです。そこで今回は、Zoomとはどのようなツールなのか、料金プランや機能などについて詳しく見ていきます。

WebMedia参考記事

社内研修の種類とポイント・オンライン研修とは？

https://www.itra.co.jp/webmedia/company-training.html

社内研修を企画する際、どのようなポイントに注意して企画すればよいのか分からないことはありませんか？またコロナ禍において、...

そもそもWeb会議ツールとは？

Zoomとは、自分の映像を写したり自分の画面を共有したりしながら相手と通話ができる、いわゆるビジネスに特化したビデオ通話ツール「Web会議ツール」の1つです。Web会議ツールには、例えば下記のようなツールがあります。

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Skype

こうしたツールは昨今のコロナウィルスの蔓延防止対策として有効とされ、対面での営業や研修が縮小するのに伴い、こうしたWeb会議ツールが注目されています。その中でも、ユーザーにとって使いやすく、軽いデータ量で高品質の映像を届けることができるツールが多くの人に利用されています。

Web会議ツールのシェア

では、各Web会議ツールの世界でのシェアを見ていきましょう。EmailToolTesterで、2021年時点での各国のWeb会議ツール使用率を計測しました。計測したWeb会議ツールは先述した下記の4つです。

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Skype

計測した結果、日本ではZoomが76.76%ものシェアを獲得していることがわかりました。また、日本以外でも、MicrosoftやGoogleのあるアメリカでさえ、Zoomが60%近いシェアを得ていることがわかります。以下の表は、日本とアメリカでの各Web会議ツールのシェア率をまとめたものです。

	日本	アメリカ
Zoom	76.76%	59.90%
Google Meet	3.73%	11.89%
Microsoft Teams	3.05%	7.93%
Skype	5.55%	4.40%

Zoomはどんなツール？オンライン研修に有効な特長を４つご紹介！

Zoomとは、先述した通りビジネスで使用ができるWeb会議ツールの1つです。では、なぜZoomはこれほどまで大きなシェアを獲得するにいたったのでしょうか。特徴や機能について触れながら紹介をしていきます。

特長１：接続が安定している

まず、Zoomが最も好まれる理由といわれているのは、接続の安定性です。Zoomは独自の通信技術を採用しており、他のWeb会議ツールと比べても通信量が低く、回線接続を安定して維持できます。そのため同時に大勢のユーザーが接続しても、処理が止まってしまったり音声が途切れたりすることもありません。無料版でも最大100人の同時参加が可能になっており、大規模な研修にも対応できます。

特長２：アカウント登録の必要がない

次に挙げられるのが、Zoomに参加するためにアプリのインストールが不要なため、Web会議への参加のハードルが低いことです。例えば、Skypeの場合、Web会議のすべての参加者がSkypeのアプリとアカウントを持っている必要があります。しかしZoomでは、会議に参加するだけであれば、アプリをインストールする必要がなく、ブラウザベースで参加することができるのです。アカウントの登録も必要がありません。

※ただし、研修を主催する側は、アカウントの登録が必要ですので、ご注意ください。

特長３： 録画データを残しておける

オンライン研修の終了後に講師の話や質疑応答を再確認したい場合には、Zoomの録画機能を使用できます。主催者側が自動、もしくは手動で内容を記録しておくことができ、クラウド上のストレージに保存しておけば、ZoomミーティングのURLを通知された参加者が録画データを共有することもできます。

特長４：外部ツールとの連携

外部ツールを追加することで字幕やテロップの挿入や動画としての配信が可能になります。

無料版のZoomにはどんな機能がある？

Zoomには有料のプランがありますが、無料版でも会議を開くうえで必要とされる基本的な機能は使用することができます。以下で、無料のプランでも使えるオンライン研修を行ううえで便利な機能を見ていきましょう。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームは、開催しているミーティングで参加者を少人数のグループごとに分けることが可能な機能のことです。例えば、研修中に一定の時間を設定し、あらかじめ決めておいたグループごとに他のグループとは隔絶したルームを最大50個まで作成できます。ルーム内では外部からは見えない状態で映像や音声、画面、チャットを共有して情報交換や話し合いを行います。主催者は各グループへ自由に入退室ができ、全体にメッセージを送ったりできます。これにより、グループ内で意見交換することで講義内容をより深く理解することが可能です。

挙手機能

質問や意見があるときに、講師に挙手していることを示す手のひらマークを見えるようにする機能です。講師や主催者は挙手しているユーザーを指名して発言を促すことができ、対面での研修のようにスムーズな質疑応答が可能になります。

画面共有

研修や会議中に実行されている様々な画面をユーザー同士で共有できる機能です。例えば、スライドや動画を表示しながら解説したいときなどに、参加者にもそれらの画面が見えるようにすることもできます。また、ホワイトボードを表示して、黒板に板書をしているようにリアルタイムに様々な書き込みをすることもできます。

録画・録音

研修や会議の様子を録画または録音する機能です。主催者や講師が操作でき、必要な箇所だけを手動で録画することも、自動設定で最初から最後まで録画することも可能です。有料版を利用している場合、どんな端末を使っていてもクラウドストレージに保存することが可能ですが、無料版の場合にはパソコンを使った場合にのみ録画機能を設定できます。ただし、ローカルストレージに保存できるかどうかは本体の空き容量に左右され、エンコードに時間がかかるといったリスクもあります。有料版でも、プランによって保存できる容量の上限が異なっているため注意が必要です。

主催者側の機能

ホストのみが設定できる機能もいくつかあります。例えば、セキュリティ機能では参加者の強制退出や機能制限ができ、一部の参加者のマイクやカメラ機能を停止することも可能です。また、複数のホストがいる場合には、途中でホストの権限を交代することもできます。

Zoom無料版の注意点

このように、無料版でもオンライン会議を開催するうえで有効活用できる機能は備わっています。だし、無料版を使う場合は以下のような点に注意する必要があります。

• ３人以上の参加者がいる場合、ミーティングは最大40分までしか開催できない
• ミーティングを録画、保存できる端末が主催者のZoomアカウントが入っているものに限られる
• 長時間のエンコーディング中に録画データが壊れたり消えたりする恐れがあるため、重要な研修等ではリスクが大きい
• 複数の主催者が役割を分担できる共同ホスト機能、参加者からの意見や賛否を問うことができる投票機能が使用できない

主催者側は基本的な操作やZoomに搭載されている機能を十分理解して参加者に使い方を周知するだけでなく、実際にオンライン会議を開く前に、Zoomの使い方を確認しておきましょう。

多様な機能を備えたZoomの有料プラン

では、Zoomの有料プランではどのような機能が使用できるのでしょうか？有料プランの料金や特徴を以下で詳しく見ていきましょう。

有料プランには、小規模グループ向けの「プロプラン」、中小企業向けの「ビジネスプラン」、大企業向けの「エンタープライズプラン」に分かれています。いずれのプランでも、３人以上のグループミーティンブの開催可能時間は最大30時間です。

Zoom プロプラン

Zoomプロプランでは、同時接続可能な人数が100人、録画容量は１つのライセンスにつき1GBです。プロプランの契約料金は年額20,100円です。

Zoom ビジネスプラン

ビジネスプランの契約料金は年額26,900円で、同時接続可能な人数は最大300人、録画容量は１つのライセンスにつき1GBです。プロプランでは、会社や大学のメールアドレスドメインを使用して、ユーザーをアカウントに自動的に追加することができます。また、自社独自のミーティング用URLを作成する機能や開催中のミーティングを一覧で把握できるダッシュボード、などの便利な機能が使用できます。また、同時に最大２つまでのミーティングを主催できます。

Zoom 企業プラン

企業プランでは、年額32,300円で契約できます。同時接続可能人数は最大500人で、ライセンスを50以上登録する必要があります。また、専任のカスタマーサクセスマネージャーがZoom利用のサポートを行ってくれます。

プロプラン、ビジネスプラン、企業プランの特徴を以下の表にまとめました。

	プロプラン	ビジネスプラン	企業プラン
同時接続可能な人数	100人	300人	500人
テクニカルサポート	チケット ライブチャット	チケット ライブチャット 電話	チケット ライブチャット 電話
ミーティングを開催できるライセンス数	１〜９	10〜99	50以上
録画容量上限	1GB×ID	1GB×ID	無制限
契約料金	年額20,100円	年額26,900円	年額32,300円

Zoomから参加時間を自動取得できる『manaable』

ZoomでWeb会議を開催すると、レポート機能を使用すれば、参加者の参加時間を見ることができます。しかし、参加者が当日に違うアカウントで研修に参加したり、参加名を頻繁に変えてしまったり、接続が悪く出入りが多くなってしまうと、参加時間を集計することが困難を極めます。例えば、単位を発行する必要がある、など参加者の受講時間を取得する必要がある場合には、この壁に必ずと言って良いほどぶつかります。

そんなとき、お役に立てるのがITRA株式会社が提供しているmanaableです。manaableは、現在30万人以上の会員様にご利用いただいている研修管理システムです。

manaableでは、まず研修の参加条件として、研修時間の何%に出席したら「出席」とみなすかを設定できます。そのうえで、Zoomの各参加者のZoomの出席状況を自動で取得し、何度出入りしてもそれが合計時間としてmanaableに反映され、出席か否かを自動で判定します。

manaableの特長

IT導入支援事業者として認定されているITRA株式会社では、そのような悩みを解決する研修運営サービス『manaable』（マナブル）を開発・運営しています。『manaable』では、申込から決済、受講、アンケートや課題提出まで、研修運営で必要な機能をすべて備えています。

詳しくは、機能一覧をご覧ください。

他にも、manaableでは個人での出席だけでなく、グループ単位の研修参加申込や出席管理、支払い管理も実現しています。また、グループの代表者はグループメンバーの研修参加状況を把握することができます。

manaableは体験版もあるため、オンライン研修でZoomを使用する際にぜひ検討してみてはいかがでしょうか？

まとめ

このように、無料版のZoomでも会議の開催に必要な機能は使用することが出来ます。一方で、有料版のZoomでは複数の主催者が同時に研修や会議を開催したり、参加人数の制限が緩和されたりと、大規模な会議や重要な研修を行う際に有効な機能を使用することが出来ます。ぜひご自身の使い方に合ったプランを選択してみてくださいね。